Hotel per riunioni di ex alunni

Prenotazione di viaggi di gruppo per la vostra riunione di ex alunni

Organizzare una riunione di ex alunni può costituire un’impresa eccezionale. Tuttavia, non esiste mezzo migliore per riallacciare vecchi rapporti e trascorrere più tempo insieme a quelli tuttora esistenti. Si tratta di un momento importante per rinnovare i legami scolastici e istituirne di nuovi. Potreste ricevere nuove importanti informazioni sul passato da parte dei vostri compagni di classe. Dedicandovi con anticipo all’organizzazione, la vostra riunione rappresenterà un momento speciale per tutti coloro che vi prenderanno parte. I vostri compagni di classe potrebbero arrivare in aereo, in treno ed in automobile da tutte le parti del mondo. Tenendo presente ciò, ecco alcune idee per aiutarvi ad organizzare la 'riunione di ex alunni' perfetta per tutti.

La prima cosa di cui bisogna occuparsi è la prenotazione del luogo del grande evento. La cosa peggiore che potrebbe capitarvi è, alcuni mesi prima della riunione, scoprire che tutte le stanze in città sono molto care o, ancora peggio, che tutti i luoghi per ricevimenti in città sono già impegnati a causa di una grande convention. Inoltre volete assicurarvi che i vostri compagni di classe provenienti da fuori città riescano a trovare un luogo in cui soggiornare. Per questa ragione è molto importante prenotare con largo anticipo un posto a tariffe speciali presso uno o due hotel selezionati. Nella maggior parte degli hotel, il numero minimo di stanze per gli ospiti necessario per la prenotazione di un intero blocco è 10 stanze per notte, ma se state organizzando l’accoglienza o state utilizzando uno spazio per banchetti presso l’hotel, allora il numero necessario è talvolta minore. Se avete bisogno di più di 30 stanze per notte, un’altra buona idea potrebbe essere dividere il gruppo tra due o tre hotel. In questo modo i vostri compagni di classe potranno scegliere tra luoghi e prezzi diversi.

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Negoziando si ottengono le tariffe migliori

Volete suscitare l’interesse dei vostri compagni di classe nei confronti dell’evento e generare entusiasmo tra di loro. Dedicarsi ai preparativi con largo anticipo è fondamentale. Iniziate scegliendo la destinazione ideale. La nostra tecnologia è perfetta a tale scopo, in quanto permette di effettuare la ricerca tra più destinazioni contemporaneamente. Volete che la vostra riunione avvenga in un luogo centrale, così che ogni vostro ex compagno di classe possa raggiungerlo senza difficoltà. Inoltre volete assicurarvi che questa destinazione abbia sufficienti attrazioni e cose da fare per tutti i membri della classe. La cosa peggiore che potrebbe capitare è provare a fare delle telefonate per cercare uno spazio alcuni mesi prima della riunione di classe e scoprire che tutti gli hotel sono già al completo. Per questa ragione è importante prenotare un insieme di camere per la vostra riunione di ex alunni a tariffe speciali presso un hotel nella location ideale molto tempo prima del grande evento. Nella maggior parte degli hotel, il numero minimo di stanze per gli ospiti necessario per la prenotazione di un intero blocco è 10 stanze per notte, ma se state organizzando l’accoglienza o state utilizzando uno spazio per i banchetti presso l’hotel, allora il numero necessario è talvolta minore.

Per fare ciò potreste non voler cominciare a chiamare alla cieca gli alberghi di varie destinazioni. Non farete un favore né a voi né alla vostra classe prenotando dei gruppi di camere alla prima tariffa proposta dall’hotel. Inoltre non possedete tutte le informazioni sull’hotel ed è importante ricevere delle descrizioni dettagliate di tutti i servizi prima di prendere qualsiasi decisione. La prima cosa da fare è informarsi tramite Internet sulle varie tariffe. Un importante strumento a nostra disposizione per paragonare con facilità le varie tariffe presenti su Internet è HotelPlanner.com (www.HotelPlanner.com). La caratteristica principale di questo sistema consiste nel fatto di essere gratuito e molto semplice da usare. Basta inserire le varie opzioni e date della vostra riunione di ex alunni e HotelPlanner.com si occuperà di tutto il resto. In questo modo potrete cercare le tariffe di gruppo dei vari hotel in diverse città contemporaneamente in modo chiaro ed organizzato, senza che vi sia indicata alcuna preferenza nei confronti di un albergo. Questa modalità vi dona inoltre la possibilità di suddividere i risultati in base alla posizione, al prezzo o alla catena dell’hotel. Vi verrà inoltre assegnato un rappresentante atto non solo a garantire che gli accordi presi con il vostro hotel siano i migliori, ma che vi fornirà assistenza anche durante la fase di prenotazione. Questo processo è infatti molto importante perché, anche se la tariffa della stanza è molto bassa, gli accordi potrebbero prevedere una politica di cancellazione molto severa, un acconto molto elevato o altri costi nascosti come tariffe obbligatorie imposte dall'hotel. Il vostro rappresentante HotelPlanner.com sarà più che felice di aiutarvi in queste ed altre problematiche in cui potreste imbattervi. Dopo aver scelto il vostro hotel, verrà gratuitamente istituito un sito Internet per le prenotazioni online dedicato unicamente alla vostra riunione di ex alunni. In questo modo potrete tenere monitorati i partecipanti al vostro evento non appena questi confermano il vostro hotel.