Congratulazioni! Sei l’organizzatore ufficiale di un evento futuro. Avendo ora delle nuove responsabilità, potresti voler dare uno sguardo veloce ai seguenti consigli che ti permetteranno di conferire maggiore flessibilità al tuo budget…:
1) Stagione/Date: in alcuni luoghi distinguono tra alta e bassa stagione. In base al periodo possono esserci notevoli differenze di prezzo. Inoltre è importante segnalare all’organizzatore del vostro soggiorno in hotel se il gruppo può riunirsi durante o nelle vicinanze di un periodo festivo.
a. Ricerca: se avete selezionato una città, cercate le date in cui tale città ospita importanti festival, convention cittadine, eventi speciali (tipo il Superbowl), ecc. Se potete ancora modificare le vostre date, potreste decidere di organizzare l’evento una settimana prima o una settimana dopo tali manifestazioni cittadine. Organizzare il vostro evento nello stesso periodo potrebbe rivelarsi costoso e molto caotico per i vostri partecipanti.
2) Scelta del giorno migliore della settimana: molti hotel cercano di aumentare il proprio giro d’affari nei weekend o durante i giorni lavorativi. Per esempio, un hotel situato in un quartiere commerciale potrebbe apparire perfetto, ma esso in realtà offre delle tariffe migliori durante i weekend. Viceversa, un bellissimo resort potrebbe avere delle difficoltà a trovare dei clienti durante i giorni feriali.
3) Le tariffe proposte dall’hotel corrispondono ad una camera singola o ad una camera doppia o tripla? Spesso le tariffe delle camere soddisfano le vostre esigenze di budget, ma se le dimensioni del vostro gruppo sono tali da far pernottare fino a quattro persone nella stessa stanza, allora potrebbero esservi proposte delle spese supplementari variabili tra $10 e $30 per ogni ulteriore occupante della camera. Quando effettuate la vostra richiesta, assicuratevi di selezionare un tipo di stanza appropriato, così che le tariffe proposte dall’hotel siano il più precise possibile.
4) Informatevi preventivamente per sapere se esistono dei costi supplementari utilizzando il tasto informazioni sull’hotel a sinistra dell’offerta: vengono applicati dei costi extra all’hotel che vi interessa? Il parcheggio è gratuito? Se gli animali sono ammessi, sono previsti dei costi aggiuntivi? Esistono dei costi obbligatori oltre alle tasse sulle camere? Queste spese extra possono accumularsi e andare a costituire un importo considerevole. Alcune spese sono negoziabili se l’hotel vede nel vostro gruppo un potenziale cliente.
a. Informatevi sui servizi compresi nella tariffa proposta: in alcuni hotel la prenotazione di una camera comprende la colazione gratuita, degli eventi pomeridiani accessibili ai clienti dell’hotel, l’accesso al fitness center o ad Internet. Questi servizi gratuiti solo permettono di risparmiare dei soldi, ma possono anche migliorare il vostro soggiorno presso l’hotel. Essi sono elencati nella sezione “Commenti” di ogni offerta subito sotto la tariffa di gruppo dell’hotel.
5) Cibo e bevande: se state pensando di organizzare un banchetto durante il vostro soggiorno, non dimenticate di specificare questa informazione nella vostra richiesta di gruppo. In questo modo sarete sicuri di ricevere offerte solo dagli hotel in grado di soddisfare tale esigenza. Inoltre, gli hotel che offrono degli spazi per banchetti sono spesso più inclini a prenotare delle stanze e ad offrire degli sconti se utilizzate il loro servizio di ristorazione e la loro sala per banchetti. Dopo aver individuato un hotel che fornisce tutti i servizi di cui avete bisogno e che soddisfa le vostre esigenze di budget, utilizzate il tasto per contattare l’hotel e potrete visualizzare i menu. Controllate i costi del servizio e le tasse. Questi costi vanno ad aggiungersi al prezzo dei menu e possono rappresentare una spesa supplementare del 20-40%. Modalità per ridurre queste spese extra:
a. HotelPlanner.com negozierà sempre uno sconto dal 20% al 50% sul cibo e le bevande per il vostro gruppo. Per maggiori informazioni su queste riduzioni, consultate la sezione commenti delle offerte degli hotel.
b. Preparate un esempio di menu indicando anche il prezzo che vi aspettate di pagare, tutto compreso, e presentatelo all’hotel. Per esempio, create una colazione con vari tipi di pane, succo di frutta e caffè/tè, ad un prezzo tutto compreso che rientra nel budget che avevate stabilito per persona, e verificate se possono modificare i loro menu per soddisfare le vostre esigenze di budget. La maggior parte degli hotel Hotel Planner offre la colazione gratuita ai gruppi e ciò sarà indicato anche nella sezione commenti delle offerte degli hotel.
c. Date un’occhiata ai menu offerti dai ristoranti dell’hotel. Se il vostro gruppo è di piccole dimensioni, potreste voler usufruire solamente della cena presso il ristorante dell’hotel o in una tavola calda nelle vicinanze.
6) Audiovisivo: comunicate le vostre esigenze in ambito audiovisivo al vostro rappresentante Hotel Planner e richiedete un preventivo individuale. Un servizio costoso è il noleggio di uno schermo LCD. Talvolta è più conveniente acquistarne uno proprio, tuttavia non dimenticate di chiedere informazioni sulle eventuali tariffe per il collegamento della vostra attrezzatura personale.
7) Noleggio della sala conferenze: se il numero delle camere corrisponde al numero delle persone che assistono alla vostra riunione, sarà più facile negoziare la tariffa delle camere con noleggio della sala conferenze. Se la vostra riunione comprende una mostra o se il vostro gruppo ha bisogno di molto spazio o di una sala conferenze più grande (per 100 persone circa, e voi state prenotando 10 camere per notte), preparatevi a pagare per il noleggio di una sala conferenze. Hotel Planner può aiutarvi a non pagare per l’affitto di una sala conferenze se: a) il vostro gruppo non si riunisce in un periodo di grande affluenza (per esempio un giorno feriale e/o durante la bassa stagione); b) avete un budget elevato per il cibo e le bevande dei vostri invitati per notte/camera (per esempio, i vostri partecipanti consumeranno presso l’hotel la propria colazione, pranzo, snack mattutini e pomeridiani e la cena); c) il vostro evento implica la prenotazione di tutte le camere dell’hotel.
8) Attività nelle vicinanze: il vostro gruppo avrà molte serate libere o state pensando di programmare una serie di attività esterne? In entrambi i casi, se i partecipanti hanno la possibilità di raggiungere a piedi diverse attrazioni locali, ciò potrebbe contribuire a limitare le vostre spese in quanto organizzatore o in quanto partecipante. Se il vostro gruppo ha molte serate libere e ci sono delle attrazioni raggiungibili a piedi, i partecipanti apprezzeranno il fatto di non dover pagare il taxi, non dover recuperare la propria macchina dal garage e non dover guidare in un luogo che non conoscono. Se state pianificando delle attività esterne, il trasporto andata e ritorno verso il luogo dell’attrazione può rappresentare una spesa considerevole. Se scegliete un hotel vicino a numerose attrazioni raggiungibili a piedi dai partecipanti, ciò rappresenterà indubbiamente una fonte di risparmio. Fate clic sul tasto informazioni sull’hotel a sinistra dell’hotel per visualizzare una mappa dei dintorni insieme ad un elenco delle attrazioni locali sulla destra della mappa e la distanza di ognuna di esse dal vostro hotel. Hotel Planner può inoltre selezionare le varie opzioni di hotel in base alla loro distanza da un luogo specifico. Selezionate l’opzione “ricerca per” sopra ai risultati delle offerte di hotel.
9) Trasporto: se molti dei partecipanti arrivano in aereo, informatevi sui prezzi dei voli dalle città principali nelle date del vostro evento futuro. Se state prendendo in considerazione più città, potreste trovarne una con prezzi molto più ragionevoli rispetto alle altre. Allo stesso modo, utilizzate il tasto informazioni sul vostro hotel alla sinistra di ogni offerta per ricevere informazioni sul costo della navetta e del taxi dall’aeroporto, così come sulla durata del tragitto dall’aeroporto all’hotel scelto.
10) Upgrade e servizi: il vostro rappresentante Hotel Planner chiederà sempre se il vostro gruppo può ricevere un upgrade gratuito ad una suite ad una tariffa di gruppo; o un servizio gratuito per uno dei vostri partecipanti VIP. Queste attenzioni speciali vengono notate dal vostro gruppo e possono essere fornite senza costi aggiuntivi per voi.
11) Un altro bonus! Ogni cinquanta prenotazioni, una è gratis: nella maggior parte degli hotel è prassi che, ogni cinquanta stanze prenotate dallo stesso gruppo, una venga offerta gratuitamente dall’hotel! Alcuni hotel offrono questa camera gratuita solo se vengono prenotate cinquanta o più stanze PER NOTTE. Altri invece si basano sul numero totale di camere accumulate. Altri ancora offrono una camera gratuita ogni quaranta camere prenotate, o talvolta persino meno. Hotel Planner lavora con molti hotel che offrono una camera gratuita per la prenotazione di appena 10 camere per notte. La possibilità di ottenere una camera gratuita sarà indicata nella sezioni commenti sotto ad ogni offerta di hotel per una tariffa di gruppo.
Buona fortuna e in bocca al lupo con le trattative! Sei sulla buona strada in quanto organizzatore di eventi!