Per riuscire a fare ciò senza difficoltà, basta dedicare pochi minuti alla compilazione della nostra pagina di richiesta RFP e vi verrà automaticamente assegnato un rappresentante Lexyl, il quale vi aiuterà a navigare all’interno del nostro sito di prenotazione per gruppi. Questo sistema vi fornirà descrizioni dettagliate di tutti i servizi prima che prendiate qualsiasi decisione. La prima cosa da fare è informarsi tramite Internet sulle varie tariffe. Un importante strumento a nostra disposizione per paragonare con facilità diverse tariffe su Internet è Hotel Planner. (
HotelPlanner.com). La caratteristica principale di questo sistema consiste nel fatto che è gratuito e molto semplice da usare. Basta inserie le varie opzioni di destinazione e le date del vostro raduno militare, e HotelPlanner.com si occuperà di tutto il resto. In questo modo potrete cercare le tariffe di gruppo dei vari hotel in diverse città contemporaneamente in modo chiaro ed organizzato e andando diritto al vostro scopo. Questa modalità vi dona inoltre la possibilità di suddividere i risultati in base alla posizione, al prezzo o al catena dell’hotel. Vi verrà inoltre assegnato un rappresentante atto non solo a garantire che gli accordi presi con il vostro hotel siano i migliori, ma che vi fornirà inoltre assistenza durante la fase di prenotazione. Questo processo è infatti molto importante perché, anche se la tariffa della stanza è molto bassa, gli accordi potrebbero prevedere una politica di cancellazione molto severa, un acconto molto elevato, o altri costi nascosti come tariffe obbligatorie imposte dall'hotel. Il vostro rappresentante HotelPlanner.com sarà più che felice di aiutarvi in queste ed altre problematiche in cui potreste imbattervi. Dopo aver scelto il vostro hotel, verrà gratuitamente istituito un sito Internet per le prenotazioni online dedicato unicamente al vostro raduno militare. In questo modo potrete essere tenere monitorati i partecipanti al raduno militare non appena questi confermano il vostro hotel.