Disposizioni dell’hotel per la vostra riunione di famiglia
La prima cosa di cui bisogna occuparsi è la prenotazione delle stanze presso un albergo del luogo per gli ospiti provenienti da fuori città. La cosa peggiore che potrebbe capitarvi è, alcuni mesi prima della riunione, scoprire che tutte le stanze in città sono molto care o, ancora peggio, che sono già tutte impegnate a causa di una grande convention o di un evento sportivo. Per questa ragione è molto importante prenotare con largo anticipo un posto a tariffe speciali presso uno o due hotel selezionati. Nella maggior parte degli hotel, il numero minimo di stanze necessario per la prenotazione di un intero blocco è 10 stanze per notte. Se avete bisogno di più di 30 stanze per notte, un’altra buona idea potrebbe essere dividere il gruppo tra due o tre hotel. In questo modo i vostri ospiti potranno scegliere tra luoghi e prezzi diversi.
Volete suscitare l’interesse dei membri della vostra famiglia nei confronti dell’evento e generare entusiasmo tra di loro. Dedicarsi ai preparativi con largo anticipo è fondamentale. Iniziate scegliendo la destinazione ideale. La nostra tecnologia è perfetta a tale scopo, in quanto permette di effettuare la ricerca tra più destinazioni contemporaneamente. Volete che la vostra riunione avvenga in un luogo centrale, così che ogni partecipante possa raggiungerlo senza difficoltà. Inoltre volete assicurarvi che questa destinazione abbia sufficienti attrazioni e cose da fare per le persone di tutte le età, così che tutti i membri della vostra famiglia, sia giovani che più anziani, siano eccitati all’idea di questo evento. La cosa peggiore che potrebbe capitare è provare a fare delle telefonate per cercare uno spazio alcuni mesi prima della vostra riunione di famiglia e scoprire che tutti gli hotel sono già al completo a causa di una grande convention o di un evento cittadino. Per questa ragione è importante prenotare un insieme di camere per la vostra riunione di famiglia a tariffe speciali presso un hotel nella location ideale molto tempo prima del grande evento. Nella maggior parte degli hotel, il numero minimo di stanze per gli ospiti necessario per la prenotazione di un intero blocco è 10 stanze per notte, ma se state utilizzando uno spazio per i banchetti presso l’hotel, allora il numero necessario è talvolta minore.
Per fare ciò potreste non voler cominciare a chiamare alla cieca gli alberghi di varie destinazioni. Non farete un favore né a voi né alla vostra famiglia prenotando dei gruppi di camere alla prima tariffa proposta dall’hotel. Inoltre non possedete tutte le informazioni sull’hotel ed è importante ricevere delle descrizioni dettagliate di tutti i servizi prima di prendere qualsiasi decisione. La prima cosa da fare è informarsi tramite Internet sulle varie tariffe. Un importante strumento a nostra disposizione per paragonare con facilità le varie tariffe presenti su Internet è HotelPlanner.com (www.HotelPlanner.com). La caratteristica principale di questo sistema consiste nel fatto di essere gratuito e molto semplice da usare. Basta inserire le varie opzioni e date della vostra riunione di famiglia e HotelPlanner.com si occuperà di tutto il resto. In questo modo potrete cercare le tariffe di gruppo dei vari hotel in diverse città contemporaneamente in modo chiaro ed organizzato, senza che vi sia indicata alcuna preferenza nei confronti di un albergo. Questa modalità vi dona inoltre la possibilità di suddividere i risultati in base alla posizione, al prezzo o alla catena dell’hotel. Vi verrà inoltre assegnato un rappresentante atto non solo a garantire che gli accordi presi con il vostro hotel siano i migliori, ma che vi fornirà assistenza anche durante la fase di prenotazione. Questo processo è infatti molto importante perché, anche se la tariffa della stanza è molto bassa, gli accordi potrebbero prevedere una politica di cancellazione molto severa, un acconto molto elevato o altri costi nascosti come tariffe obbligatorie imposte dall'hotel. Il vostro rappresentante HotelPlanner.com sarà più che felice di aiutarvi in queste ed altre problematiche in cui potreste imbattervi. Dopo aver scelto il vostro hotel, verrà gratuitamente istituito un sito Internet per le prenotazioni online dedicato unicamente alla vostra riunione di famiglia. In questo modo potrete tenere monitorati i partecipanti al vostro evento non appena questi confermano il vostro hotel.