In un passato non troppo lontano, per una persona era normale – quasi scontato –crescere circondato dai propri nonni, zie, zii e cugini vari. Lui o lei frequentavano le scuole locali, cercavano un lavoro in zona e con tutta probabilità si accasavano con un loro concittadino. La cerimonia nuziale aveva luogo nelle vicinanze e il ricevimento veniva organizzato in uno dei ristoranti preferiti della famiglia, non molto lontano dall'abitazione di amici e parenti. Anche se una simile situazione idilliaca (o non così idilliaca) sicuramente continua ad essere tuttora attuale, è molto più probabile che i vostri amici e parenti siano distribuiti all’interno di un’area molto più vasta. Nel pianificare ogni dettaglio del vostro matrimonio, vi invitiamo quindi a riconoscere lo sforzo speciale compiuto da quegli ospiti che arriveranno in aereo, treno ed automobile nei giorni precedenti l’evento. Tenendo ciò in mente, ecco alcune idee per aiutarvi a pianificare il perfetto ringraziamento senza andare ad incidere sul vostro budget.
La prima cosa di cui bisogna occuparsi è la prenotazione delle camere presso un hotel del luogo per gli ospiti provenienti da fuori città. La cosa peggiore che potrebbe capitarvi è, alcuni mesi prima del vostro matrimonio, scoprire che tutte le stanze in città costano 500 dollari a notte o, ancora peggio, che tutte le camere in città sono già impegnate a causa di un’importante convention o evento sportivo. Per questa ragione è molto importante prenotare con largo anticipo un insieme di stanze per i vostri ospiti a tariffe speciali presso uno o due hotel selezionati. Nella maggior parte degli hotel, il numero minimo di stanze per gli ospiti necessario per la prenotazione di un intero blocco è 10 stanze per notte, ma se state organizzando l’accoglienza o state utilizzando uno spazio per i banchetti presso l’hotel, allora il numero necessario è talvolta minore. Se avete bisogno di più di 30 stanze per notte, un’altra buona idea potrebbe essere dividere il gruppo tra due o tre hotel. In questo modo i vostri ospiti potranno scegliere tra luoghi e prezzi diversi.
Per fare ciò potreste non volere cominciare a chiamare alla cieca gli alberghi della zona. Non farete un favore ai vostri ospiti prenotando delle camere alla prima tariffa proposta dall’hotel. La prima cosa da fare è informarsi tramite Internet sulle varie tariffe. Un importante strumento a nostra disposizione per paragonare con facilità diverse tariffe su Internet è HotelPlanner.com (HotelPlanner.com). La caratteristica principale di questo sistema consiste nel fatto che è gratuito e molto semplice da usare. Basta inserire il luogo e le date del vostro matrimonio e HotelPlanner.com si occuperà di tutto il resto. Se state pensando di organizzare l'evento lontano da casa vostra, grazie a questo strumento potrete cercare le tariffe di gruppo dei vari hotel in diverse città contemporaneamente. Vi verrà inoltre assegnato un rappresentante atto non solo a garantire che gli accordi presi con il vostro hotel siano i migliori, ma che vi fornirà inoltre assistenza durante la fase di prenotazione. Questo processo è infatti molto importante perché, anche se la tariffa della stanza è molto bassa, gli accordi potrebbero prevedere una politica di cancellazione molto severa, un acconto molto elevato, o altri costi nascosti come tariffe obbligatorie imposte dall’hotel. Il vostro rappresentante HotelPlanner.com sarà più che felice di aiutarvi in queste ed altre problematiche in cui potreste imbattervi. Dopo aver scelto il vostro hotel, verrà gratuitamente istituito un sito Internet per le prenotazioni online dedicato unicamente ai vostri ospiti. In questo modo potrete tenere monitorati i partecipanti al vostro viaggio di gruppo aziendale non appena questi confermano il vostro hotel.
La caratteristica migliore del sistema di Hotel Planner è il fatto di essere gratuito e semplice da usare. Dovete solo indicare la meta e le date del vostro viaggio e HotelPlanner.com farà tutto il resto. Se pensate di organizzare un evento lontano da casa, vi permetterà di cercare le tariffe di hotel per gruppi in più città contemporaneamente. Vi sarà inoltre assegnato un rappresentante che vi aiuterà non solo a garantirvi che le tariffe da voi ricevute siano le migliori, ma vi assisterà anche con il processo di prenotazione.
Il processo di prenotazione è molto importante perché anche se la tariffa è molto bassa, l'offerta potrebbe includere una politica di cancellazione molto rigida, un acconto molto elevato, o altri costi nascosti.
Il vostro rappresentante HotelPlanner.com sarà più che felice di aiutarvi con questi e qualsiasi altro eventuale problema. Dopo aver scelto l'hotel, verrà creato uno speciale sito online per le prenotazioni dei vostri ospiti. In questo modo potrete monitorare l'attività dei vostri ospiti in relazione alla loro conferma dell'hotel. E questi servizi sono tutti gratuiti. Quindi non esitate e iniziate oggi a organizzare il vostro matrimonio.