Frequently Asked Questions for Hotels

Perché ho ricevuto questa notifica di una richiesta di gruppo?

Siamo un'agenzia online di viaggi di gruppo. Dopo che un coordinatore di gruppo ci invia la sua richiesta, noi la inoltriamo al nostro gruppo di hotel membri registrati e a tutti gli hotel specificamente richiesti dal cliente. Quando ricevi la nostra e-mail ma non sei registrato, puoi seguire il link del nostro sito nel quale puoi trovare i dettagli relativi al gruppo. Sulla sinistra puoi vedere un link dal quale puoi registrare il tuo hotel e fare un'offerta. La registrazione è gratuita come anche l'iscrizione. La nostra agenzia è basata sulle commissioni. La commissione è prevista per le prenotazioni di camere andate a buon fine dopo che il gruppo ha effettuato il check-out.

Ci sono tariffe di iscrizione?

No, non è prevista alcuna tariffa per gli hotel associati e per effettuare le offerte per i nostri gruppi. La nostra agenzia si basa sulle commissioni, pertanto quanto effettuerai un'offerta ti verrà chiesto di fornire una percentuale per gruppo commissionabile (generalmente il 10%)

In che modo posso filtrare le richieste per i gruppi?

Una volta effettuata la registrazione, accedendo alla sezione Impostazioni Account, puoi impostare il tuo account in modo che ti vengano inviati esattamente i tipi di richieste per gruppi che desideri ricevere. È possibile filtrare le offerte di camere per gruppi in base a parametri quali notti, budget, tipo di gruppo, notti minime di pernottamento. Questi filtri consentiranno a ciascun responsabile delle vendite di ricevere le offerte e gestire i gruppi solo nell'ambito del rispettivo segmento di mercato. Ogni responsabile delle vendite dell'hotel può avere un proprio account e gestire i propri filtri delle offerte.

Aumenterete le nostre tariffe per gruppi?

No, non aumenteremo le vostre tariffe. La tariffa che offri al gruppo è la tariffa che verrà applicata loro alla fine. I gruppi pagano direttamente l'hotel alla fine per le camere che hanno occupato; non incassiamo pagamenti dal cliente.

Come faccio a sapere se la mia offerta viene selezionata?

Nel caso una delle tue offerte venga selezionata per essere sottoposta al cliente, ti verrà comunicato tramite e-mail e riceverai le informazioni di contatto del cliente e le istruzioni su come contattarlo per la prenotazione. A questo punto, al cliente è stato detto di contattarti al numero di telefono fornito per il tuo account. In questa fase la maggior parte degli hotel invia i documenti di prenotazione o chiamano per la conferma della carta di credito. Potresti anche dover rispondere a eventuali domande rimanenti per il coordinatore del gruppo.

Perché le mie offerte non sono state selezionate?

Innanzitutto, assicurati di aver letto per intero la nostra sezione Assistenza. Ci sono molti fattori da considerare quando si fa un offerta. Devi prendere in considerazione il budget del cliente, la valutazione della categoria desiderata e qualsiasi altra specifica richiesta dal cliente (ad es. spazio per ricevimenti o vicinanza a punti di interesse). Nel caso tu sia stato attento a tutti questi particolari ma continui a non ricevere gruppi, leggi la sezione Le mie statistiche. Qui troverai i motivi per cui i gruppi non hanno scelto il tuo hotel.

Che cosa devo fare se il nostro hotel è al completo dopo che ho effettuato un'offerta?

Puoi lasciare l'offerta così com'è dal momento che si tratta di una tariffa in base alla disponibilità oppure puoi effettuare un ulteriore passaggio e contattare il gruppo con un'offerta di Nessuna disponibilità per comunicare che siete al completo. È il cliente che in definitiva deve occuparsi degli accordi finali, quindi in questo caso puoi comunicare che nel frattempo le prenotazioni per il tuo hotel non sono più disponibili.

In che modo posso cancellare/modificare la mia offerta?

Puoi sempre cancellare un'offerta utilizzando il tasto Cancella che trovi in ogni offerta sul tuo Riepilogo account. Inoltre, puoi sempre effettuare una nuova offerta per qualsiasi richiesta per gruppi e la nuova offerta sostituirà quella precedente.

Che cos'è la scadenza dell'offerta?

La scadenza dell'offerta ti consente di specificare il periodo di tempo durante il quale la tua offerta rimane valida dopo che il cliente la riceve per la prima volta. Dopo la scandenza, il cliente può ancora contattarti riguardo al suo soggiorno ma non sei più obbligato a prolungare la tua offerta (ad es. la tariffa può cambiare dopo la scadenza). Si tratta di un'efficace tecnica di vendita per indurre il cliente a contattarti il prima possibile.

Quando un cliente contatta direttamente il tuo hotel dopo aver inviato una richiesta di gruppo tramite HotelPlanner, l'hotel corrisponderà a HotelPlanner la commissione sul denaro effettivo incassato per le camere a titolo di compensazione per la segnalazione del gruppo anche in caso di variazioni della tariffa.

Puoi inviarci un W9: richiesta di codice fiscale?

Sì, Fai clic qui per scaricare la nostra richiesta W9 di codice fiscale in formato .pdf.

Se un agente di viaggi prenota delle camere tramite HotelPlanner.com, dobbiamo pagare il 10% a voi e il 10% all'agente di viaggi?

No, dovrete solo pagare a noi il 10% e noi provvederemo a pagare la commissione all'agente di viaggi nel più breve tempo possibile. Tutte le commissioni vengono sempre pagate a noi.

Avete un numero IATA?

Sì, ti invitiamo a scriverci un'e-mail per ricevere il nostro numero.

Che cos'è una Data limite?
  • È la data prima del check-in, quando non è più possibile accettare prenotazioni per il gruppo.
    Ad es.: Prendiamo come data di check-in il 15 giugno
  • Una data limite di una settimana significa che a partire dall'8 giugno non è più possibile accettare prenotazioni per il gruppo alla tariffa concordata e che le camere rimanenti vengono rese disponibili.
Che cosa si intende per Blocco?

Il Blocco è l'importo minimo per le camere bloccate che devono essere utilizzate e/o in ogni caso pagate.

Ad es. se vengono bloccate 100 camere e il cliente ne utilizza solo 50, se è stato concordato un blocco del 60% significa che il cliente deve comunque pagare 60 camere (60%).

Gli altri hotel o gli altri utenti vedono le tariffe per gruppi che invio?

No, solo il coordinatore del gruppo vedrà la tua tariffa per gruppi. Non pubblichiamo mai le tariffe per gruppi inviate tramite la nostra azienda.

Inoltre, gli altri hotel non potranno vedere le tue offerte per i gruppi e tu non potrai vedere le loro.

Come funziona la Politica di cancellazione per le mie offerte?

Quando si effettuano offerte, il campo cancellazione corrisponde alla politica di cancellazione per ogni prenotazione individuale delle camere una volta prenotate nel blocco di gruppo. La cancellazione complessiva del blocco di gruppo sarà coperta dalle politiche di blocco e di deposito.

Che cosa sono i depositi per i gruppi?

Ogni volta che effettui un offerta per un gruppo, puoi specificare il deposito che desideri caso per caso. Puoi inserire il deposito che desideri sotto forma di percentuale delle camere prenotate o come importo fisso.

Che cosa si intende per Tasse totali?

Inserire la somma di tutte le percentuali delle tasse federali/statali/locali obbligatorie sulle camere.

Ad es. se il tuo hotel ha una tassa statale del 7% e una tassa cittadina del 3%, il valore di tasse totali da inserire è 10%.

La tariffa a cui si fa riferimento nell'offerta è la tariffa netta, e ciò consente ai clienti di comprendere l'entità delle tasse nella destinazione prescelta.

Che cosa si intende per Altre tariffe varie?

Questo campo è specifico per qualsiasi tariffa fissa obbligatoria per camera come ad esempio la "Tariffa resort" o la "Tariffa pulizia" o la "Quota letto". Generalmente si tratta di importi relativamente ridotti come $3 a notte per camera.

Puoi non compilare questo campo oppure inserire 0.00 se non sono previste queste tariffe o tasse fisse aggiuntive.

Cos’è la tassa fissa?

Inserisci la somma totale di tutte le tasse fisse federali/statali/locali obbligatorie per notte in camera.

Ad esempio, se il tuo hotel è soggetto a una tassa fissa locale di $2 su tutte le notti in camera, in aggiunta a qualsiasi tassa a importo percentuale, allora inserisci $2

In che modo vi posso contattare?

I nostri agenti saranno lieti di fornirvi assistenza durante il nostro orario lavorativo:

Telefono: 1-800-898-1347
E-mail: Hotels@HotelPlanner.com